La oficina virtual
Y es que cada vez hay más gente que trabaja desde casa con su propia microempresa o como freelance pero que se esfuerza a la vez en dar una buena imagen y separar su vida familiar y profesional. Este es sólo uno de los casos en los que puede ser muy útil una oficina virtual.
Estos servicios de oficinas virtuales en un buen número de ocasiones son ofrecidos por las propias empresas que gestionan centros de negocios donde también ofrecen alquiler de despachos, salas de reuniones y servicios de secretariado entre otros. Además los servicios de oficina virtual suelen venir acompañados de bonos de un número determinado de horas para el uso de despachos o salas de reunión. Sin embargo en otras ocasiones la oficina es puramente virtual y no está asociada a ningún centro de negocios. Entre los servicios más importantes que nos prestan las oficinas virtuales están:
- Atención telefónica de nuestras llamadas. Se trata por lo general de una atención personalizada, dentro del horario que pactemos, respondiendo directamente en nombre de nuestra empresa. Para esto suelen ofrecernos una línea telefónica dedicada o les desviaremos a nuestra en aquellos momentos en que no nos podamos o queramos hacer cargo de la atención telefónica. Para estos casos es francamente útil un número de teléfono virtual. Los modernos servicios de telefonía IP además les permiten hacer esto de forma absolutamente transparente y pasarnos las llamadas a nuestro teléfono fijo o movil o línea IP sin que el cliente que llame perciba en ningún caso este paso. Además tomarán recados y nos los harán llegar por correo electrónico, extranet, sms o como hayamos pactado.
- Domiciliación de nuestra empresa o actividad. Especialmente útil cuando nos vemos obligados a tener un domicilio en un mercado local en el que físicamente no estamos presentes. También para no dar nuestra dirección personal a todo el mundo.
- Recepción y reenvío de correos y faxes. Recogerán en nuestro nombre los envíos que lleguen y seguirán nuestras instrucciones. En el caso de que sea documentación es muy común que la escaneen y la remitan por correo electrónico a la vez que nos reenvían los originales por correo postal o mensajería.
- Servicios administraviso y de secretariado. Estos servicios no suelen estrar incluidos en last tarifas mensuales y normalmente se facturan a parte según el volumen. Así desde nuestra oficinal virtual pueden estar trabajando para nosotros haciendo gestión de agenda y citas, llamadas a clientes y proveedores, mecanografíado de textos, redacción de cartas.